En el podcast de hoy, os hablo de la importancia de saber delegar eficazmente, por qué es importante hacerlo de la forma adecuada. Pero ¿cómo delegar tareas de forma eficaz?, veámoslo.
En ocasiones, lanzamos un proyecto en nuestra empresa, una actividad, un nuevo informe, un cambio, una nueva forma de organizarnos, gestionar o tratar un problema, y en nuestra mente está todo muy claro. Hemos dedicado tiempo a pensarlo y desarrollarlo, por lo que lo tenemos hiperdefinido.
En este proceso probablemente ha participado mucha gente, hemos pedido opinión, pero finalmente, lo estamos lanzando nosotros.
Sin embargo, suele haber puntos, a la hora de llevarlo a la realidad del funcionamiento de la empresa, en los que ese concepto hay que ponerlo en práctica. Tanto en los propios puestos de trabajo, como en lo que puede ser la interacción con el cliente, por ejemplo. En ese momento, saber cómo comunicar, trasladar y delegar responsabilidades es clave.
Cómo delegar tareas de forma eficaz: Bajarse al ring
Cuando llega el momento de delegar responsabilidades en los equipos, hay dos maneras de afrontarlo:
- Desentenderse y abdicar.
- Bajarse al ring y delegar eficazmente.
La primera opción es abdicar, desentenderse de las tareas y mirar los toros desde de la barrera. Tomar distancia, ponernos un poco separados y ver qué ocurre. En ocasiones, casi esperar para ver como se falla en el intento e, incluso, llegar a regocijarse con ese fallo.
Esta forma de trasladar tareas no aporta en absoluto. No le aporta nada a la persona que está intentando hacerlo, pero tampoco a ti, ni a tu proyecto, ni a la empresa. Con el fracaso de esta persona, también está fracasando el resto.
Mediante este tipo de errores la persona no avanza, no hay un aprendizaje real, ni un paso adelante. Por este motivo, lo realmente útil es aprender a delegar este tipo de tareas bajando al ring, acercarnos a esa persona y acompañarla.
Ejemplo personal
En un momento dado de mi experiencia profesional en el mundo de la automoción, quería lanzar un cambio en la planificación logística de la producción. En ese momento, tenía una planificación con una visión de un día, cinco días… con ciertas debilidades. Necesitaba una planificación con mayor visión, a 12 semanas primero y después una todavía mayor, a un año.
Personalmente, tenía clarísimo cómo hacerlo. El proceso implicaba ficheros Excel. Había que bajar ficheros, cargar datos, modificarlos, visualizarlos, utilizarlos… y la persona, a la que se lo estaba explicando para hacerlo, reaccionó mal.
Ante esta reacción, de la persona que tenía que hacer la tarea, podría haberme enfadado y haberle exigido que lo hiciese, dado una fecha de plazo para ello y exigirle explicaciones. Sin embargo, lejos de enfadarme, me bajé con él al ring.
¿Esto qué significa? Me puse con él para acompañarle. Quizás haciendo algo que podría pensarse que es caer en la microgestión, pero no. La microgestión es una forma de no delegación en la que la tarea la haces tú siempre, todos los días, jamás dejas que otra persona la haga y, además, solo la admites a tu manera, como tú lo haces.
Bajarse al ring es acompañar para poder motivar y trasladar la tarea en una forma de delegación más eficaz.
Aprender a delegar: Bajarse al ring sin caer en la microgestión
Delegar bajando al ring significa que te pones tú con la persona que tiene que realizar la tarea. Empieza a hacer una versión él y tú tocas cuatro cositas. Estás a su lado, entendiendo la primera vez que lo usa, cómo lo usa, qué dificultades se encuentra y, lo más importante, esta persona te va dando inputs de qué cosas van bien, qué cosas van mal, qué cosas se pueden hacer de esa manera y cuáles no.
Gracias a esto, tú también puedes ir diciendo qué se puede cambiar. Incluso irás viendo aspectos que a lo mejor te parecían muy importantes y que en la práctica ves que no lo son tanto, y viceversa.
También verás aspectos que puede que sea más eficiente dejar para incorporar más adelante, y es posible que descubras algún concepto ahora como el más importante de todos. Poco a poco, además, la persona que ahora está creando la herramienta contigo, se va apropiando de ella y haciéndola suya.
A medida que esto ocurre, tú te vas saliendo, vas dejando de “microgestionar”. Empiezas a estar menos en el ring. Dejas a esa otra persona “peleándose” en solitario, aunque sigas haciendo algo de acompañamiento y supervisión.
De esta manera, un proyecto que podría ser “se hace así porque lo digo yo” acaba siendo algo de lo que la otra persona se ha apropiado, ya es su proyecto también y será también la primera persona en defenderlo si es necesario.
Saber delegar responsabilidades
En mi ejemplo, así fue. Se acabó creando una herramienta que permitió eliminar trabajos especiales, y días especiales de trabajo, gracias a haber cedido un poco. Si tú no cedes, es tu idea exclusivamente y no bajas al ring, no ves esos cambios que a lo mejor hay que hacer para que el proyecto realmente sea efectivo y funcione.
Por el contrario, al no hacerlo, seguirás pensando en lo mala que es la persona que no lo hizo o que lo hizo mal. Delegar acompañando es entender las cosas, no caer en la microgestión, pero sí saber dirigir y motivar. Bajarse al ring es una de las herramientas clave para dar “empujones” eficientes en momentos importantes, especialmente en tareas que necesitas que empiecen de manera firme.
“Antes de criticar a alguien, camina una milla en sus zapatos. De esa manera, cuando lo critiques, habrás avanzado una milla y tendrás sus zapatos”
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