Ahorrar tiempo: ¿Cuánto vale 1 segundo?
¿Ahorrar tiempo? A primera impresión, podemos pensar que un segundo no supone nada en el conjunto de nuestra jornada laboral, al fin y al cabo, es solo un segundo. Sin embargo, el poder que puede tener el ahorro de tiempo de un segundo en tareas que repetimos una y otra vez a lo largo del día, puede ser de gran magnitud.
Si lo pensamos con detenimiento, la manera en la que desarrollamos la mayoría de nuestras tareas a lo largo de la jornada, son hábitos que hemos ido adquiriendo en nuestro día a día. Pequeños gestos, trucos para ahorrar tiempo como de los que te quiero hablar hoy, pueden hacer que cambies algunos de tus hábitos y ayudarte a ganar tiempo con cada uno de ellos, haciéndote, de esta forma, más productivo.
Aunque es probable que a veces no tengamos esa sensación, poco tiempo de nuestro día lo dedicamos a aprender algo nuevo. Generalmente, realizamos tareas que, aunque no sean exactamente iguales, sí suelen serlo tanto los procesos globales y organizativos que seguimos para realizarlas, como los pequeños microprocesos que empleamos en el desempeño de cada una de ellas.
Es en este punto en donde entra en juego nuestra productividad, cómo organizo mi tiempo. Sin duda, uno de los hábitos más importantes que creamos y que influye directamente en ser más productivos es la gestión del tiempo.
¿Cómo ser más productivo y gestionar mejor el tiempo?
El poder de 1 segundo:
- Piensa algo que repitas muchas veces a lo largo del día.
- Encuentra la manera de ganar al menos 1 segundo.
- Habrás ganado 1 día.
Este pequeño gran truco para ahorrar tiempo puede suponer que, con pequeños cambios, obtengas grandes resultados. Piensa en introducir en tu día a día pequeños microhábitos que te hagan ahorrar un segundo, o más, en cada uno de ellos. Si sumas todo el tiempo ganado, esto puede suponer un día entero, o incluso varios, en el total del año.
Cuando introducimos pequeños cambios en nuestra manera de realizar las tareas, acabamos interiorizándolos de tal forma en nuestro hacer, que acaban convirtiéndose en hábitos nuevos. En este caso, hábitos para ser productivo, gestionar mejor el tiempo y como consecuencia, tener mayor disponibilidad para otras cosas que deseemos realizar.
Automatizar tareas
Nuestro cuerpo y nuestra mente tienen la maravillosa capacidad de sistematizar las tareas aprendidas que realizamos con frecuencia. Por este motivo, muchos de nuestros hábitos y movimientos mientras trabajamos son casi automáticos.
Imagínate por un momento escribir en un teclado en donde las teclas no siguen el orden que conoces y tener que buscar donde está cada letra. ¿Cuánto tardarías en escribir un texto corto? Pongamos, tus datos de contacto. Sin embargo, ¿cuánto tardarías en escribir esto mismo en tu teclado habitual?
Tu cerebro ha aprendido, interiorizado y automatizado la posición de los caracteres sobre el teclado, haciendo que tus dedos fluyan sobre el mismo, sin tener que invertir recursos en buscar la posición de estos. Este aprendizaje supone un muy significativo ahorro de tiempo y te permite centrarte en lo verdalmente importante y sustancial, el contenido de ese texto que estás escribiendo.
Esto es un ejemplo sencillo, pero a lo largo de nuestra jornada, tanto laboral como personal, es fácil encontrar muchas otras tareas, que tenemos completamente automatizadas y sistematizadas, que nos suponen una menor inversión de tiempo y de recursos que si no lo estuvieran. A la vez, también detectar cuáles son aquellas que puedo re-sistematizar para ahorrar más tiempo.
¿Cómo puedo aprovechar mejor el tiempo?
Ahora te toca reflexionar:
- ¿Qué tareas o pequeñas acciones repites a lo largo del día?
- ¿Cómo puedes ganar un segundo (o más) en cada una de ellas?
Para comenzar, puedes empezar pensando en cómo se distribuye tu jornada laboral y piensa qué herramientas de software, por ejemplo, están presentes en tu día a día. En cualquier proceso será importante el ahorro de tiempo, pero adquirirá un gran valor especialmente aquel que ocupe una parte mayor de tu desempeño profesional.
Una vez localizadas estas herramientas, piensa en cómo las utilizas. Dentro de ellas, qué tareas tienes que realizar y cómo las realizas. A partir de ahí, podrás buscar los procedimientos más rápidos y eficientes para hacerlas.
Cuando encuentres esta nueva manera, puede que no siempre notes la mejoría en ahorro de tiempo de manera instantánea, pero sí después de un breve proceso de adaptación. Como te comentaba en el anterior apartado, nuestro cerebro necesita un periodo para interiorizar los procesos, sistematizarlos y automatizarlos. Una vez conseguido, podrás disfrutar de ese pequeño gran ahorro de tiempo en tus jornadas.
Te pongo de nuevo el ejemplo de la mecanografía. Cuando una persona empieza a escribir con un teclado, tiene primero que interiorizar la posición de cada letra, generalmente a base de repetición. Una vez aprendidas, cuando más practiquemos, más rápidos y ágiles seremos en el desempeño de esta tarea y acabaremos teniendo esta acción totalmente automatizada.
¿Por qué es importante gestionar el tiempo?
La gestión del tiempo y la planificación de tareas es algo que te afecta a todos los niveles, tanto profesional como personal. El tiempo es un bien finito, 24 horas a lo largo del día, 365 días al año. Todo el tiempo extra que emplees en una tarea, es tiempo de menos que puedes dedicarle a otra.
Como señaló, en mi opinión muy sabiamente, Jim Rohn, “el tiempo es nuestro activo más valioso”. Sin embargo, existe la frecuente tendencia de “desperdiciarlo, matarlo y gastarlo”. Por este motivo, con mi artículo de hoy, te propongo que te centres en “cuidarlo e invertirlo” de la mejor manera posible.
Jim Rohn
“El tiempo es nuestro activo más valioso, a pesar de que tendemos a desperdiciarlo, matarlo y gastarlo en vez de cuidarlo e invertirlo”
Todo ese tiempo que puedas ahorrar en pequeñas tareas, en crear nuevos hábitos, será tiempo útil del que podrás disponer libremente. Este ahorro de tiempo puede ser muy valioso para darle cabida a otras tareas.
A nivel profesional, para organizarte mejor y obtener mayores resultados, para ser más eficiente o para disminuir la sensación de que no llegas a todo y realizar esos cometidos que siempre vas aplazando para más adelante porque “no me da tiempo”.
Pero también, y no menos importante, esa mejor gestión del tiempo te va a servir para tener más tiempo libre. Tiempo para dedicarte a ti mismo, a tu familia, a tus amigos, a tu ocio, a tus aficiones… Encontrar hueco para hacer ese viaje o excusión que tienes pendiente, para llegar a casa y disfrutar de tus hijos, de tu pareja, para tomar algo con tus amigos, para hacer deporte… y por supuesto, para descansar.
5 Trucos para ahorrar tiempo
Ahora que hemos llegado hasta aquí, me gustaría compartir contigo cinco de mis trucos para ahorrar tiempo. Son pequeños gestos que pueden pasar a formar parte de tu día a día. Con algunos puedes ahorrar un segundo, pero con otros de ellos incluso mucho tiempo más. Te animo a que los pruebes y a que compartas los tuyos.
1. Utilizar el shortcut en Microsoft Office:
- CTRL+Y en entorno Windows
- CMD+Y si trabajas en entorno macOS.
¿Para qué sirve CTRL Y o CMD Y en Mac?
Este atajo de teclado tiene dos funciones. La primera es rehacer la última acción que acabamos de deshacer. La segunda, y tal vez menos conocida, es repetir la última acción que hayamos realizado.
Ejemplo en Excel: después de insertar una fila de celdas, si introducimos con el teclado el método abreviado CRTL/CMD + Y, automáticamente se insertará una nueva fila de celdas.
Este pequeño atajo de teclado puede ahorrarnos muchos segundos de tarea, especialmente en comandos que repetimos muchas veces a lo largo del día.
2. Utilizar los métodos abreviados de teclado generales y particulares.
Además de los atajos de teclado predefinidos por los sistemas operativos y programas de software, en muchos casos es posible también personalizarlos, e incluso crear y añadir nuestros propios shortcuts o abreviaturas. De esta forma, aquellos comandos o frases que consideramos que repetimos más, o que nos suponen una mayor inversión de tiempo, podemos también introducirlos de una forma más rápida.
Los métodos abreviados de teclado nos permiten ahorrar tiempo pudiendo teclear menos o evitando tener que desplazarnos con el cursor en búsqueda del menú o barra de herramientas donde esté situado el comando que necesitamos.
3. Mover y organizar ventanas rápidamente y de forma profesional.
Cuando trabajamos con nuestro ordenador, lo habitual es tener varias ventanas abiertas. Minimizar o maximizar ventanas es una tarea rápida, pero cuando se trata de ajustar ventanas para ver varias a la vez, solemos necesitar invertir más tiempo.
Para agilizar este proceso, existen herramientas que pueden ayudarnos a ahorrar tiempo:
- En Windows: Si mantenemos pulsada la tecla con el logotipo de Windows mientras pulsamos las flechas de dirección podemos acoplar ventanas a la ubicación y tamaños deseados de forma rápida y profesional.
- En Mac: En este caso podemos organizar ventanas cómoda y rápidamente a través de la aplicación Magnet. Una app que además tiene sus propios atajos de teclado, a la vez que te permite personalizarla introduciendo los tuyos propios.
En ambos casos, puedes ahorrar tiempo en ubicar, reubicar o acoplar las ventanas en tus pantallas.
4. Adjuntar archivos en 1 segundo.
La forma más estandarizada de adjuntar archivos en un correo es desde el propio e-mail a través del comando adjuntar archivo. Lo que implica tener que acceder a la ruta de carpeta hasta dar con el mismo.
Existen además otras dos maneras más rápidas y sencillas de hacerlo:
- Adjuntar archivo arrastrando: Desde la ventana de carpeta donde esté ubicado el archivo podemos arrastrarlo y soltarlo sobre la ventana abierta del correo que vayamos a enviar. Se adjuntará automáticamente.
- Compartir archivo desde el programa: Cuando estamos trabajando, con el archivo abierto en un programa, en el menú de archivo tenemos la opción de compartir archivo. Si la seleccionamos se adjuntará automáticamente a la dirección de correo seleccionada.
Estos sencillos hábitos también supondrán un paso más para una mejor gestión del tiempo.
5. Pon un reloj cuenta atrás en tu vida.
A menudo, cuando estamos realizando una tarea, es fácil que se nos cruce otro pensamiento y nos desconcentremos. Para evitarlo, es muy eficaz utilizar un reloj de cuenta atrás. En este caso, podríamos decir que es una variación de la Técnica Pomodoro de Francesco Cirillo.
Personalmente, me gusta utilizar por ejemplo una cuenta atrás de 20 minutos de tiempo para acabar una tarea. Si durante ese periodo me despisto, el reloj me recuerda que “vuelva”, que me concentre. Adicionalmente a que suene, con la cuenta atrás, visualizas cuánto tiempo restante tienes para acabar esa tarea lo que aumenta tu rendimiento.
Con este sistema podemos ganar ya no solo segundos, podemos ganar muchos minutos e incluso horas, haciéndonos ser además mucho más productivos en el trabajo.
📚 Bonus: Lectura por voz.
Por último, y en relación con el tema de hoy, cómo ser más productivo y gestionar mejor el tiempo, me gustaría hablarte de la lectura por voz. Un tema del que hablo con mayor profundidad en el libro “Disfruta 100 libros al año”.
Yo, que siempre había sido un gran lector, fui consciente hace años de que había disminuido notablemente el número de libros que leía al año, siempre por el mismo motivo: “falta de tiempo”. Fue entonces cuando tuve en consideración cómo leen las personas con discapacidad visual, con el sistema de lectura por voz.
A diferencia de los audiolibros, en el caso de la lectura por voz, no se trata de una narración declamada por una persona real. En este caso es una lectura menos expresiva hecha por una inteligencia artificial.
Las principales ventajas de la lectura por voz son:
- Leer más rápidamente. Podemos completar los textos de una manera mucho más rápida que con la lectura convencional. Es decir, leer más en menos tiempo.
- Acceso a gran variedad de libros. No tenemos que limitarnos a acceder solamente a los libros que estén editados en formato audiolibro. A través de diversas aplicaciones de text to speech, como por ejemplo Voice Dream Reader, podemos acceder a escuchar cualquier texto escrito, sea del tipo que sea.
- Posibilidad de leer mientras realizamos otras tareas. Por una parte, tienes acceso a la lectura desde un dispositivo portátil que siempre puedes llevar encima. Por otra, la posibilidad de escuchar el libro mientras realizas otras tareas más mecánicas que no requieren mucha concentración. Un ejemplo son algunas tareas domésticas. Ambas cosas te dan la oportunidad de encontrar muchos más momentos en los que te resultará posible acceder a la lectura.
Ahora es tu turno. Pregúntate: ¿Cómo organizo mi tiempo?
Reflexiona sobre qué técnicas utilizas ya para ahorrar tiempo y qué otras puedes implementar para ser más productivo. Piensa en qué pequeñas técnicas y atajos puedes incorporar creando pequeños hábitos nuevos que te sirvan para ganar segundos, horas e incluso días a lo largo del año. Si te ha gustado este artículo, no dejes de compartirlo con quien creas que le puede interesar. Además, si quieres mantenerte al día, suscríbete a nuestra newsletter y no te pierdas ningún contenido, pueden resultarte de gran utilidad para tu desarrollo profesional y personal.
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