A menudo surge la pregunta ¿para qué sirve tener el presupuesto de una empresa? ¿cómo debe hacerse para que sea una herramienta verdaderamente útil?
Como dueños de negocio, vivimos inmersos en el día a día, en ese torbellino de correos, reuniones y tareas urgentes que nos absorben. Precisamente, por la necesidad de salir de esa “sala de máquinas” operativa, debemos dedicar tiempo a la planificación estratégica, y en el corazón de esta se encuentra una herramienta fundamental: el presupuesto empresarial.
El presupuesto es uno de los elementos clave dentro del Dominio de tu negocio, el primero de los seis pasos que aplicamos para construir una empresa comercial y rentable que funcione sin que dependa todo de ti. Si no dominas tu dinero, el negocio, e incluso tu vida, acaba dominándote a ti.
Un presupuesto no es solo un documento que se presenta a final de año y se olvida; es la guía perfecta que te permite tomar las riendas y decidir hacia dónde dirigir tus pasos.
Es la diferencia entre “coger las riendas” o dejar que el negocio te arrastre.
Este tema está muy en relación con una historia que cuento a veces: se trata de señor que estaba en un cruce de caminos, sin saber qué dirección tomar. Vio a lo lejos a un caballero montado en un caballo precioso y pensó: “Este hombre seguro que tiene claro su destino, voy a preguntarle”. Cuando el caballero llegó, le preguntó: “Disculpe, usted que parece tenerlo todo tan claro, ¿hacia dónde me dirijo?”. El caballero, algo extrañado, le miró y le contestó: “No sé, pregúntele al caballo” .
Esta es la realidad de muchísimos empresarios. Dejamos que el “caballo” —el día a día, la corriente del negocio, las urgencias— nos guíe .
El presupuesto es justo lo contrario. Es coger las riendas.
1. ¿Qué es el presupuesto de una empresa y por qué es fundamental?
El presupuesto de empresa es la traducción de tu estrategia empresarial a indicadores concretos, tanto financieros (EBITDA, resultados netos…) como operacionales (cantidad de chatarra, output por persona, número de incidentes…) .
Para que este ejercicio sea útil, debemos entender dos principios esenciales:
1. “PRE”: El presupuesto debe hacerse PRE (antes). Idealmente, en noviembre o diciembre, para tener una reflexión clara del próximo año . Aunque, como siempre digo, si estás leyendo esto en mayo, ¡hazlo en mayo! Mejor coger el hábito tarde que no tenerlo nunca.
2. “Supuestos”: Debe manejar varias hipótesis o escenarios (optimista, normal, pesimista ). Esto te permite prever acciones y tomar decisiones con antelación si el escenario pesimista se materializa .
Si no tienes un presupuesto, estás cayendo en la mentalidad de “a ver qué pasa” y asumes cualquier resultado que venga. Vas llegando a sitios en los que, como no sabías dónde tenías que estar, te acabas quedando. Esto limita que puedas reaccionar y cambiar cosas que hagan mejorar los resultados.
2. Los Tres Ángulos de Visión Financiera
Para comprender a fondo tu negocio, no basta con saber si estás ganando dinero. Necesitas verlo desde tres perspectivas, conocidas como los estados financieros:
A. Estado de Resultados (Pérdidas y Ganancias)
Este estado responde a la pregunta: ¿Mi negocio genera dinero?. Mide la rentabilidad del negocio a través de ingresos y gastos, mostrando si la máquina está generando ganancias o pérdidas.
B. Flujo de Efectivo (Cash Flow)
Este estado responde a la pregunta: ¿Tengo dinero en la cuenta?. Este es el estado más crítico. Puedes estar generando mucho dinero (Estado de Resultados positivo), pero no tener liquidez, debido a desfases, pagos diferidos o inversiones grandes.
Para el empresario, es vital hacer una previsión del flujo de caja (Cash Flow) para al menos los próximos tres meses, asegurando que el dinero no sea una limitación.
C. Balance General
Responde a la pregunta: ¿Está aumentando el valor (el capital) de mi empresa?. Muestra tus activos (lo que tienes) y pasivos (lo que debes), permitiendo una visión de la calidad general de tu negocio.
3. La Meta Mágica: El Punto de Equilibrio (Break-Even Point)
Un concepto fundamental que surge de la planificación es el Punto de Equilibrio. Es el nivel de ventas a partir del cual tu negocio empieza a generar beneficio (o utilidad). Es decir, el momento en el que tus ventas igualan la suma de tus gastos fijos y tus gastos variables.
Dominar el Punto de Equilibio te permite:
- Saber exactamente cuántas ventas (en euros o unidades) tienes que alcanzar cada mes antes de empezar a ganar dinero.
- Dar una visión clara de todos los elementos económicos que influyen en tu empresa.
- Celebrar el “día de la fiesta” cuando lo alcanzas, sabiendo que el resto del mes estarás generando beneficios.
4. Cómo Crear y Ejecutar un Presupuesto de una Empresa Sólido
La planificación es inútil si no se ejecuta. Para evitar que tus decisiones se basen en “datos malos” o tengan “pies de barro” , sigue estos pasos:
A. Plasmar la Estrategia y el Presupuesto de Empresa por Escrito
El presupuesto debe reflejarse “blanco sobre negro”. Las ideas no escritas no valen para nada; los que consiguen sus objetivos son quienes los han escrito.
B. Mensualiza y Consolida
Una vez fijado el presupuesto anual, debes mensualizarlo (mes a mes, ¡cuidado con el “peligroso agosto”!) . Debes definir reglas claras de cuándo contabilizar ingresos (cuando envías las piezas ) y gastos (cuando te comprometes a pagarlos ).
C. Visión 360 e Input del Equipo
No hagas el presupuesto solo. Pide el input de todo tu equipo: comercial, técnico, financiero y de operaciones . Esto te dará una guía clara y una visión más completa .
D. Seguimiento Riguroso
“La velocidad a la que avanzan tus acciones es directamente proporcional a la velocidad de tus revisiones“. El seguimiento no debe ser anual. Debe ser mensual, o incluso semanal.
En estas reuniones, debes comparar la realidad (lo que pasó) con el presupuesto (lo previsto) . Esta es la base para tomar decisiones sólidas.
5. Conclusión: Haz tu Presupuesto y Coge las Riendas
Tener el presupuesto de una empresa mensualizado y un sistema de seguimiento con datos sólidos es la base para poder tomar decisiones.
Como dice la frase: “un error es un error solo si lo repites” . El seguimiento del presupuesto es la herramienta que te permite ver el error a tiempo para no repetirlo el mes que viene.
Así que, deja de esperar a ver qué dice el “caballo”. Coge las riendas de tu negocio .
Si estás cansado de ir “apagando fuegos” y sientes que necesitas ayuda o acompañamiento para definir esta estrategia, crear tu presupuesto o, lo que es más importante, hacer el seguimiento trimestral, no tienes que hacerlo solo.
Tenemos Talleres y Programas Focalizados específicos para ayudarte a salir de la “sala de máquinas” y subir al “puente de mando”, asegurando de este modo la rentabilidad de tu empresa. Consúltanos sin compromiso y/o pide tu sesión de diagnostico gratuito. Veremos juntos de qué forma podemos aportaros más valor a ti y a tu empresa.
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