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La delegación es, en muchas ocasiones, ese gran monstruo que se interpone entre nosotros y la liberación de esas tareas que nos impiden alcanzar nuestras metas personales y profesionales.

La buena delegación, se distingue claramente de la abdicación pues en una buena delegación debemos:

  1. Ser específico.
  2. Dar entrenamiento.
  3. Dar autoridad.
  4. Dar marco de tiempo.
  5. Explicar lo que se espera.
  6. Dar mucha retroalimentación.
  7. Reducir control progresivamente.

Mientras que, en la abdicación, simplemente pasamos esa “patata caliente” sin preocuparnos por sus resultados.

Todo empieza contigo que me lees realizando esa tarea semana tras semana. Has llegado a un nivel de conocimiento y control que la realizas sin fallos (y quizás sin demasiado esfuerzo) pues está ya incluida como uno de esos hábitos mentales que hemos desarrollado. Quizás no emplees más que 1 hora semanal. Sin embargo, te acabas de dar cuenta que eso representa 52 horas al año, ¡más de una semana al año! ¡Que bueno sería tener esa semana para mi, para mis cosas, para mi familia, mis amigos…! En fin, ¡debo delegarla!

Paso 1: Ser específico

Y aquí comienza el camino, cuando empezamos a definir qué queremos delegar, empezamos a recopilar datos, formatos, retocar algún documento o informe para poder explicarlo y formar. Cuando nos damos cuenta, ya hemos dedicado esta semana más de 3 horas a esa tarea que apenas nos llevaba 1 hora. Aun así, perseveramos, pues vemos que no es mucho el esfuerzo.

Paso 2: Dar entrenamiento.

Con todo el trabajo previo ya realizado, y habiendo seleccionado la o las personas adecuadas para delegarle la tarea, nos lanzamos a darles formación. Aquí es cuando empezamos a escalar la montaña. Aquella hora semanal, se convierte en 6 horas de explicaciones, acompañamiento hasta que la persona entiende la tarea y empieza a ejecutarla. Ya en este paso, es importante, que, como un escalador, nos esforcemos por ir dando pequeños pasos con seguridad en lugar de querer avanzar muy rápido con el riesgo a caernos y hacernos daño.

Paso 3 y 4: Dar autoridad y dar marco de tiempo.

Bueno, parece que lo más difícil ya ha pasado. Hemos tenido que dedicarle horas (¡quizás lo que me hubiesen supuesto 2 meses haciendo yo esa tarea!), pero lo cierto es que la persona ya está formada. Así que como si fuese un falso llano en plena escalada, avanzamos rápidamente explicando a toda la organización que cambian los roles (dar autoridad) y a partir de qué fecha (marco de tiempo). En este momento, tras pasar el primer escollo de la escalada, ¡todo pinta bien!

Paso 5: Explicar lo que se espera.

Pero llega la primera llamada. Quizás un colega o un cliente que no ha quedado satisfecho nos devuelve a la realidad. ¡No hemos comunicado correctamente todo lo que se esperaba de la tarea! En este punto es muy importante que entendamos que la comunicación no es un proceso lineal sino circular en 7 pasos:

  • Lo pienso.
  • Lo comunico (oral, escrito, gestual, etc…).
  • Lo recibe otra persona.
  • Lo procesa en su mente.
  • Nos comunica de vuelta lo que ha procesado.
  • Lo recibo de vuelta.
  • Lo proceso en mi mente y compara con lo que pensaba al principio. Si es lo mismo, la comunicación ha sido correcta, si hay diferencias, debo de empezar de nuevo.

Seguramente, no hemos realizado una comunicación completa y por ello, tenemos que volver a comunicar.  Hemos pagado el error de la mala comunicación y con ello, dedicado varias horas para resolverlo. Quizás hayan sido 8 horas y en este punto ya empezamos a hacer nuestro balance. Antes dedicaba 1 hora diaria. Ahora ya llego 3 preparando, 6 formando, 1 hora dando autoridad y el marco de tiempo y ahora nos caen 8 horas por la mala comunicación. En fin, ya llevo acumuladas 18 horas que serían 18 semanas de tareas realizadas… Me empiezan a entrar las dudas. ¿Debo parar? ¿No sabré delegar? ¿Me he equivocado con la persona?

Precisamente, en ese punto es donde aparece más claramente la MOTAÑA de la DELEGACIÓN. Nos entran dudas y, de nuevo como el montañero que ya está con falta de oxígeno, nos entran las dudas. 

En este punto, debemos de ser CALCULADORES con nosotros mismos. Es cierto que ya hemos empleado 18 horas, pero debemos recordar la doble meta:

  • Meta 1: Librarnos de esa hora semanal y recuperar más de 1 semana cada año para nosotros.
  • Meta 2: Desarrollar e implicar a nuestro equipo.

Paso 6: Dar mucha retroalimentación.

Lo cierto es que los problemas no dejan de aparecer. Lo está haciendo, pero no deja de tener pequeños fallos. Le estoy dando retroalimentación y DEJO que se EQUIVOQUE. Soy consciente que los errores y los fallos son parte del aprendizaje, ¡pero dedico más de 2 horas cada semana! Aunque no seamos conscientes, ya estamos en la zona más fácil de la escalada, la cima ya se vislumbra o incluso puede que estemos ya en medio del descenso.

En este punto, lo más complicado suele ser admitir esos errores que seguramente yo ya tuve pero que no quiero repetir ni admitir en mis colaboradores. Por ello, puedo caer en la tentación de la tolerancia cero. No permitiendo que se equivoquen.

Paso 7: Reducir control progresivamente.

Y al fin, habiendo sido capaces de escalar esa montaña, vemos recompensado nuestro esfuerzo. De pronto, una semana no hay fallo, solo 10 minutos para alguna pequeña retroalimentación y empiezan a llegar los primeros signos que hemos llegado a la meta: un comentario positivo, una sonrisa y, sobre todo, esa hora libre que tienes cada semana. ¡Ya puedes estar el viernes a las 15:00 en casa!

El esfuerzo ha merecido la pena, la escalada ha sido dura, pero lo más importante ha sido PERSEVERAR y SEGUIR a pesar de las dificultades. Precisamente, porque está costando, sabemos que será efectivo.

Soy Juan Represa, mentor y entrenador de negocios en ActionCOACH, podéis contactarme, entenderás mejor tu negocio y alcanzarás tu siguiente nivel.

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